顧客からの支払いが滞ってる？債権回収の基本と対策

序章：未払い金は放置NG！企業の資金を守るための緊急行動

ビジネスを運営する上で、顧客からの支払いが滞ることは、残念ながら避けられない事態の一つです。

「あの顧客なら大丈夫だろうと信じていたのに…」 「催促の電話をするのは気が引けるな…」 「どう対応したらいいのか、そもそも何から手をつければ？」

多くの経営者や経理担当者が、このような未払い問題に直面した際、戸惑いや不安を感じることでしょう。

時間が経てば経つほど、回収の可能性は低くなり、最終的には「貸倒損失」として計上せざるを得なくなるかもしれません。

もう顧客からの未払いに悩む必要はありません。あなたの会社の正当な売上と未来を守るために、今こそ行動を起こしましょう。

---

第1章：なぜ顧客は支払いを滞らせるのか？債権回収の基本理解

顧客からの支払いが滞る背景には、様々な理由が存在します。

その原因を理解することは、適切な回収アプローチを選択する上で非常に重要です。

1-1. 未払いが発生する主な原因

顧客が支払いを滞らせる原因は、大きく分けて以下の4つのパターンが考えられます。

1. 事務処理上のミス・支払い忘れ:
   • 最も多いケースであり、悪意がない場合がほとんどです。請求書の紛失、担当者の支払い忘れ、経理システムへの入力漏れ、他社との混同などが原因です。
   • 特徴: 初回の連絡で比較的あっさり解決することが多い。
   • 兆候: 支払い期日を過ぎて間もない、過去に支払い遅延がなかった顧客。
2. 資金繰りの悪化・経営不振:
   • 支払う意思はあるものの、会社や個人の経済状況が悪化し、支払う能力がないケースです。売上不振、予期せぬ大きな出費、事業の失敗などが背景にあります。
   • 特徴: 連絡は取れるが、「もう少し待ってほしい」「分割にできないか」といった相談をしてくる。
   • 兆候: 支払い遅延が頻繁になる、連絡がつきにくくなる、担当者が変わる、業績悪化の噂が立つなど。
3. 商品・サービスへの不満・クレーム:
   • 提供した商品やサービスに対して顧客が不満を抱いており、その対価として支払いを拒否しているケースです。「品質が悪い」「納期が遅れた」「契約内容と違う」などと主張してきます。
   • 特徴: 支払いを拒否する具体的な理由を挙げてくる。感情的な主張が多い場合も。
   • 兆候: 納品後やサービス提供後にクレームの連絡があった、クレーム内容が曖昧・不合理であるなど。
4. 意図的な支払い拒否・踏み倒し:
   • 最初から支払う意思がなく、最初から踏み倒しを計画している悪質なケースです。連絡を無視したり、所在をくらましたり、不合理なクレームを繰り返し、支払いを逃れようとします。
   • 特徴: 連絡を完全に無視する、不合理な反論を繰り返す、突然連絡が取れなくなる。
   • 兆候: 契約時の言動に不審な点があった、連絡先が曖昧、企業情報が不明確など。

1-2. 債権回収の重要性：なぜ「今すぐ」行動すべきなのか？

1. キャッシュフローの悪化:
   • 企業は、売上だけでは存続できません。実際に手元に入ってくる資金（キャッシュ）がなければ、従業員の給与、仕入れ代金、家賃などの支払いが滞り、最悪の場合、黒字倒産に追い込まれる可能性があります。
2. 損失の発生:
   • 未払い金が最終的に回収不能になった場合、それは貸倒損失として計上され、企業の利益を直接的に圧迫します。税務上のメリットはあっても、失われた資金は戻りません。
3. 回収率の低下:
   • 債権回収は**「時間との勝負」**です。時間が経てば経つほど、債務者の支払い能力が低下したり、連絡が取れなくなったり、時効が迫ってきたりするなど、回収が困難になる傾向にあります。
4. 悪質な顧客の増加:
   • 未払いを放置することは、「この会社は支払いが遅れても大丈夫」という誤ったメッセージを顧客に与えることになります。結果として、悪質な顧客が増えたり、他の顧客からの支払い遅延を招いたりするリスクがあります。

1-3. 債権の時効と証拠の重要性

債権には「時効」があります。時効期間が経過し、債務者が時効を主張すると、たとえ正当な債権であっても回収できなくなってしまいます。

• 一般的な売掛金・請負代金: 原則として5年（改正民法による）。
• 注意: 業種や債権の種類によっては、特別な時効期間が定められている場合もありますので、確認が必要です。

時効の進行を止める（時効の更新）ためには、以下の行動が有効です。

• 債務の承認: 債務者が支払い義務を認めること（例：一部弁済、支払い猶予の依頼など）。
• 請求: 裁判上の請求（訴訟の提起、支払督促の申立てなど）や、内容証明郵便による催告。

証拠がなければ、後の交渉や法的手続きで、あなたの主張が認められない可能性が高まります。

---

第2章：自社でできる債権回収の基本ステップ：スピードと冷静さが鍵

この段階での対応が、回収の成否を大きく左右します。

2-1. 回収前の準備：情報整理とリスク評価

債権回収に着手する前に、以下の準備を徹底しましょう。

1. 未払い債権の特定:
   • 請求書の詳細: 請求書番号、発行日、支払期日、金額、取引内容（商品名、サービス内容）を正確に確認。
   • 入金状況の確認: 自社の銀行口座や経理システムで、本当に未入金であるか最終確認。同名異人からの入金や、誤った振込名義での入金がないかなどもチェック。
2. 証拠書類の整理:
   • 契約書、発注書、納品書、請求書、見積書など、取引の事実と金額を証明できる全ての書類を準備。
   • 顧客とのやり取り: 契約締結時、納品時、これまでの支払いに関するメール、FAX、LINE、電話記録などを時系列で整理。
3. 顧客情報の再確認:
   • 顧客の最新の連絡先（電話番号、メールアドレス、担当者名、住所、法人であれば代表者名など）を再確認。
   • 過去の取引履歴を確認し、支払い遅延が今回初めてなのか、常習的なのかを把握。
4. 回収方針の決定:
   • 今回の未払い金の回収目標（全額回収か、一部でも良いか）を明確にする。
   • 顧客との今後の関係性をどうしたいか（取引継続の可能性を残したいか、完全に清算したいか）を考慮し、対応方針を決定する。
   • 一括払いが難しい場合の妥協点（例：分割払い、支払い期日の延長、一部弁済）を事前に検討しておく。

2-2. 自社での督促：段階的なアプローチ

自社での督促は、段階的にプレッシャーを高めていくのが効果的です。

1. ステップ1：支払期日直後の「確認連絡」（期日後1日〜数日）
   • 目的: 支払い忘れや事務処理ミスを確認し、支払いを促す。顧客との良好な関係性を維持しつつ、早期解決を目指す。
   • 方法:
     • 電話（最優先）: 顧客の担当者または経理担当者へ直接連絡します。**「お振込の確認が取れていないのですが、何かお手続き上の問題がありましたでしょうか？」**など、丁寧かつ事務的な口調で確認。顧客を責めるのではなく、あくまで「確認」のスタンスで。
     • 聞くべきこと: 未払いの理由、具体的な支払い予定日（曖昧な返答は許さず、日付を明確にする）。
     • メール: 電話で連絡が取れない場合や、電話での会話内容の確認として送付。件名は「〇月分ご請求に関するご連絡」など、緊急性を伝える。請求書を再添付する。
   • ポイント: 感情的にならず、冷静に。この段階で解決すれば、顧客との関係性も維持しやすいです。全てのやり取りを日時、相手の名前、内容と共に記録に残しましょう。
2. ステップ2：中期的な「督促状」（期日後1週間〜1ヶ月）
   • 目的: 未払いの事実と支払いの要求を、書面で明確に伝える。心理的なプレッシャーを高める。
   • 方法:
     • 督促状の作成: 未払い債権の詳細（請求書番号、金額、期日、取引内容）を明確に記載。これまでの連絡経過（例：〇月〇日の電話にて支払い確認が取れていません）を簡潔に記載し、具体的な支払い期日を設ける。
     • 送付方法:
       • 普通郵便: 簡易な督促。
       • 特定記録郵便: 発送と受領の事実を記録できます。
       • （状況に応じて）内容証明郵便: 誰が、いつ、誰に、どのような内容の文書を送ったかを郵便局が公的に証明してくれる強力な証拠です。時効の更新（中断）効果もあります。
3. ステップ3：最終警告「内容証明郵便」（期日後1ヶ月〜3ヶ月）
   • 目的: 法的措置を視野に入れていることを明確に伝え、債務者への心理的プレッシャーを最大限に高める。
   • 内容: 債権の発生原因、未払い金額、支払期日を明確に記載。これまでの督促経過を簡潔に記載し、**「本状到着後、〇日以内に支払いがない場合、やむを得ず法的手段に移行する」**旨を明確に通知します。遅延損害金が発生する場合は、その旨も明記。
   • 送付方法: 郵便局で「内容証明郵便」として送付。同時に「配達証明」も付けることで、相手が受け取った事実を公的に証明できます。
   • ポイント: 内容証明郵便は、法律の専門家（弁護士、司法書士）に作成を依頼することで、より効果が高まります。
4. ステップ4：交渉・合意（債務者の反応があった場合）
   • 内容証明郵便やこれまでの督促で顧客から連絡があった場合、支払い意思や具体的な状況を再度ヒアリングします。
   • 顧客が資金繰りの問題を抱えている場合:
     • 分割払い: 回収できる見込みがある場合、無理のない分割払いを提案。ただし、必ず「債務承認弁済契約書」または「和解契約書」を作成し、公正証書としておくことで、不履行時の強制執行が可能となります。
     • 一部弁済: 回収が難しいと判断した場合、一部を諦めてでも確実に回収できる金額で合意する（ただし慎重な判断が必要）。
   • 顧客が商品・サービスへの不満を主張する場合:
     • まずは顧客の不満を真摯に聞き、事実関係を確認します。
     • 自社に非がある場合は、誠実に対応し、解決策を提示する。
     • 不当なクレームである場合は、法的根拠に基づいて反論し、支払いを求める。
   • ポイント: 口約束は厳禁。合意内容は必ず書面に残し、双方が署名・押印する。

表：自社での債権回収ステップと対応例

段階	期間目安	主な方法	顧客への伝え方（例）	ポイント
初期	期日後1日〜数日	電話、メール	「お振込の確認が取れていませんが…」	事務的な確認。丁寧かつ迅速に。
中期	期日後1週間〜1ヶ月	電話、メール、督促状（普通・特定記録）	「ご入金が確認できません。〇日までにお願いします」	支払い意思・能力の確認。具体的な約束を取り付ける。
最終警告	期日後1ヶ月〜3ヶ月	内容証明郵便	「〇日までにご入金なければ法的措置を検討します」	法的手段への移行を示唆。時効更新効果。
交渉・合意	随時（顧客反応後）	電話、面談	「分割払いのご相談に応じます。〇月〇日までに…」	書面での合意（債務承認弁済契約書など）。

---

第3章：法的手段による債権回収：強制力を伴う回収方法

3-1. 法的手段への移行を見据えた準備：証拠の再確認と整理

第2章で述べた証拠（契約書、請求書、納品書、メール、内容証明郵便の控えなど）を改めて整理し、不足がないか確認しましょう。

3-2. 未払い金額や状況に応じた法的手段の選択

未払い金額の大小や、顧客の反応によって、最適な法的手段は異なります。

1. 少額訴訟（60万円以下の金銭債権）
   • 特徴: 簡易裁判所で行われる、原則として1回の審理で判決を目指す、迅速かつ簡便な手続き。
   • メリット:
     • 費用が比較的安い。
     • 原則として1日で審理が終了するため、判決までの期間が短い（数週間〜2ヶ月程度）。
     • 司法書士に依頼すれば、自分で裁判所に行く負担も軽減される。
   • デメリット:
     • 顧客が異議を唱えると、通常の訴訟に移行する。
     • 60万円を超える債権には利用できない。
   • 向いているケース: 小口の売掛金や貸付金で、比較的証拠が明確な場合。顧客に支払い能力があり、判決が出れば支払う可能性が高い場合。
2. 支払督促
   • 特徴: 裁判所書記官が債務者に対し、支払いを督促する手続き。債務者が異議を唱えなければ、裁判を経ずに強制執行が可能になる「仮執行宣言付き支払督促」が得られる。
   • メリット:
     • 裁判所に出廷する必要がないため、手続きが簡単で費用も安い。
     • 顧客から異議申立てがなければ、比較的迅速に債務名義（強制執行の根拠）を取得できる。
   • デメリット:
     • 顧客が異議申立てをすると、通常の訴訟に移行する。
     • 顧客の住所が日本国内に限定される。
   • 向いているケース: 顧客から異議が出る可能性が低いと判断される場合。顧客が遠方にいる場合など。
3. 民事調停
   • 特徴: 裁判所が関与し、調停委員が間に入って顧客と話し合い、和解を目指す手続き。
   • メリット:
     • 費用が安い。
     • 話し合いのため、当事者間の合意形成を促し、柔軟な解決（分割払いなど）が可能。
     • 調停が成立すれば、その内容を記載した「調停調書」は債務名義となる。
     • 今後の関係性を壊さずに解決したい場合に有効。
   • デメリット:
     • 相手方が調停に応じない場合や、合意に至らない場合は不成立となる（強制力はない）。
     • 解決までに時間がかかる場合がある。
   • 向いているケース: 顧客と対話の余地があり、柔軟な解決を目指したい場合。感情的な対立を避けたい場合。
4. 通常訴訟
   • 特徴: 地方裁判所（140万円以下の場合は簡易裁判所も可）で行われる、最も一般的な裁判手続き。当事者が主張・立証を行い、裁判所が判決を下す。
   • メリット:
     • 未収金額に制限がない。
     • 判決が出れば、強制執行が可能になる。
     • 顧客が徹底的に争う姿勢を見せている場合でも、最終的な決着をつけられる。
   • デメリット:
     • 費用が高額になる傾向がある（弁護士費用、印紙代など）。
     • 解決までに時間がかかる（数ヶ月〜年単位）。
     • 手続きが複雑で、専門知識が必要。
   • 向いているケース: 未収金額が高額な場合。顧客が支払いを徹底的に拒否し、争う姿勢を見せている場合。証拠が多く、複雑な法律問題が絡む場合。
5. 強制執行
   • 特徴: 判決や調停調書、公正証書などの債務名義に基づいて、顧客の財産（預金、不動産、給与、動産など）を差し押さえ、強制的に回収する手続き。
   • メリット: 顧客の意思に関わらず、強制的に債権を回収できる。
   • デメリット:
     • 債務名義が必要。
     • 顧客に差し押さえ可能な財産がなければ回収できない。
     • 手続きが複雑で、弁護士に依頼するのが一般的。
   • 向いているケース: 債務名義を取得しており、顧客に財産があると分かっている場合。

表：主な法的手段の比較

手段	費用目安（印紙代など）	期間目安	未収金額制限	裁判所出廷	特徴
少額訴訟	数千円〜数万円	1〜2ヶ月	60万円以下	原則1回	迅速、簡便。異議で通常訴訟移行。
支払督促	数千円	1〜2ヶ月	制限なし	なし	簡単、迅速。異議で通常訴訟移行。
民事調停	数千円	1〜数ヶ月	制限なし	あり	話し合いで柔軟な解決。強制力なし。
通常訴訟	数万円〜数十万円	数ヶ月〜年単位	制限なし	あり	費用・時間かかるが、確実に決着。
強制執行	数万円〜（＋弁護士費用）	数ヶ月〜	債務名義必要	あり（弁護士が代理）	債務名義に基づき、財産を強制的に回収。

---

第4章：専門家への依頼：回収困難な債権への最終手段

4-1. 弁護士への依頼

弁護士は、法律の専門家として、債権回収に関するあらゆる業務を代行できます。

• 対応範囲:
  • 交渉、内容証明郵便の作成・送付
  • 少額訴訟、支払督促、民事調停、通常訴訟の提起と代理
  • 強制執行の手続き
  • 債務者の財産調査
  • 自己破産や民事再生などの倒産手続きに入った顧客への対応

4-2. 司法書士への依頼

司法書士のうち、法務大臣の認定を受けた「認定司法書士」は、簡易裁判所の管轄である140万円以下の金銭債権に限り、弁護士と同様に法的手続きの代理を行うことができます。

• 対応範囲:
  • 内容証明郵便の作成・送付
  • 簡易裁判所における少額訴訟、支払督促、民事調停の申立てや代理
  • （一部の）強制執行手続き

4-3. 債権回収会社の活用

• 対応範囲:
  • 主に金融機関の債権や、特定の種類の不良債権の回収（一般企業の売掛金債権全てが対象ではない）。
  • 債権の買い取りも行う場合がある。

表：専門家への依頼判断フロー

質問	Yes（右へ）	No（左へ）
自力での督促に限界を感じているか？	専門家へ相談	自力回収を継続
未収金額が140万円を超えるか？	弁護士へ相談	↓
顧客が悪質（連絡無視、不当クレームなど）か？	弁護士へ相談	司法書士も検討
法的手続き（訴訟、強制執行）が必要か？	弁護士へ相談	司法書士も検討
複雑な法的問題が絡むか？	弁護士へ相談	司法書士も検討
時効が迫っているか？	弁護士へ相談	司法書士も検討
顧客が倒産手続き中か？	弁護士へ即相談	司法書士も検討
大量の債権をアウトソースしたいか？	債権回収会社も検討	弁護士または司法書士へ相談

---

結論：顧客からの未払いは放置せず、あなたの会社の資金を守りましょう！

債権回収は、決して特別なことではありません。

それは、あなたの会社が提供した商品やサービスに対する正当な対価を、きちんと回収するための、ごく当たり前の企業活動です。

【補足：成功報酬で債権回収するならXP法律事務所とは】

XP法律事務所は、債権回収を成功報酬で行います。

ご興味ある方は下記から相談

債権回収に関してご相談

FAQ