自社で債権回収する際の5つの注意点！失敗しないための全知識

「未回収の売掛金があるけど、弁護士に頼むのは費用がかかるし、まずは自社でどうにかしたい…」 「督促しているけれど、なかなか支払ってもらえない。何かまずいことしてる？」

企業経営者や個人事業主の皆さん、未回収債権の問題に直面し、自社での回収を検討していませんか？

経費を抑えたい、取引先との関係を壊したくない、といった思いから、まずは自力で解決しようと考えるのは当然のことです。

法的な知識がないまま進めると、最悪の場合、貴社自身が違法行為に問われる可能性さえあります。

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1. なぜ自社での債権回収は難しいのか？

1-1. 自社回収の現実と直面する壁

• 資金繰りへの影響と焦り: 未回収債権は、貴社の資金繰りを直接圧迫します。資金が滞ると、仕入れや給与の支払いに影響が出始め、焦りから不適切な対応をしてしまうリスクが高まります。
• 担当者の負担増大: 債権回収は、精神的にも時間的にも大きな負担がかかる業務です。本業の傍らで督促や交渉を行うのは容易ではなく、担当者の疲弊や離職に繋がりかねません。
• 法的知識の不足: 債権回収には、民法、商法、民事執行法など、専門的な法律知識が不可欠です。適切な手続きを踏まないと、証拠が不十分になったり、時効を成立させてしまったりするリスクがあります。
• 債務者の悪質な対応: 悪質な債務者は、貴社の法的知識の不足や交渉力の限界を見透かし、支払いをずるずる引き延ばそうとします。連絡を無視したり、居留守を使ったり、さらには反論や虚偽の主張をしてくることもあります。

1-2. 弁護士法と債権回収

自社で債権回収を行う際に最も注意すべきは、弁護士法です。

• 何が「法律事務」にあたるのか？
  • 債権回収における交渉、裁判手続きの代理、和解契約の締結などは「法律事務」に該当します。
  • 単なる事実の通知（例：「〇月〇日付けの請求書、まだお支払いいただけておりません」）であれば問題ありません。
  • 「支払わなければ法的手続きを取る」といった法的な意味合いを含む通告や、債権額の減額交渉、分割払いの提案などは、法律事務に該当する可能性があります。

• 債権回収会社との違い:
  • 債権回収会社（サービサー）は、「債権管理回収業に関する特別措置法（サービサー法）」に基づき、法務大臣の許可を得て、特定の種類の債権（金融機関の債権など）についてのみ債権回収業務を行うことができます。一般企業は、この許可を持たないため、サービサーと同じような活動はできません。

この弁護士法の規定を理解せずに行動すると、意図せず違法行為に及んでしまうリスクがあるのです。

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2. 【核心】自社で債権回収する際の5つの注意点

注意点1：法的リスクを理解する（非弁行為、違法な取り立て）

• 違法な取り立ての禁止:
  • 暴力団対策法や貸金業法で規定されているような、強引な取り立て行為は絶対に避けてください。

注意点2：証拠の保全と整理を徹底する

• 必須の証拠:
  • 契約書: 売買契約書、業務委託契約書、金銭消費貸借契約書など。口約束は避け、書面で交わすことが重要です。
  • 請求書・納品書・領収書: 債権の発生原因と金額、サービスや商品の提供事実を証明します。
  • 銀行振込履歴: 支払いの有無や一部入金の証拠となります。

• 補完的な証拠:
  • メール・チャット履歴: 債務者とのやり取り、支払いの約束、督促の記録など。
  • 議事録・覚書: 交渉内容や合意事項を記録したもの。
  • 通話記録・録音: （一部の例外を除き）相手に断りなく録音することは可能ですが、プライバシー侵害のリスクもあるため慎重に。
  • 配達証明付き内容証明郵便の控え: 催告の事実と内容を証明します。

注意点3：時効の管理と中断手続きの知識を持つ

• 主な債権の時効期間（民法改正後）:
  • 一般的な債権（売掛金、貸付金など）:
    • 債権者が権利を行使できることを知った時から5年間
    • または、権利を行使できる時から10年間
    • 上記のいずれか早い方が経過すると時効が成立します。
  • 商事債権（事業者間の取引）も、改正後は上記一般債権と同じです。

• 時効の中断（完成猶予・更新）:
  • 時効の進行を止めるためには、適切な手続きが必要です。
    • 催告: 内容証明郵便を送付することで、送付から6ヶ月間時効の完成を猶予できます。ただし、猶予期間内に裁判上の請求（訴訟など）を行わないと、再度時効の進行が始まります。
    • 債務の承認: 債務者が一部を支払ったり、支払いを約束したりすること。
    • 裁判上の請求（訴訟提起、支払督促など）: 裁判所に法的手続きを行うことで、時効は完全にリセット（更新）されます。

注意点4：債務者の状況を冷静に見極める

• 支払い意思の有無:
  • 本当に払う気がないのか、それとも資金繰りが一時的に厳しいだけなのか。
  • 相手の連絡態度や言動から、その意思を推測します。

• 支払い能力の有無:
  • 債務者に本当に支払い能力があるのかが最も重要です。いくら債権があっても、相手に財産がなければ、法的な手続きを取っても回収は困難です。
  • 可能な範囲で、相手の事業状況（法人）、勤務先（個人）、保有財産（不動産など）を把握しておくと良いでしょう。

注意点5：和解案の提示と柔軟な対応

• 和解案の検討:
  • 一括払いが難しい場合、分割払いを提案することも有効です。
  • 債務者が支払いに応じる意思があるものの、金額で折り合いがつかない場合は、多少の減額も視野に入れることも検討しましょう。

• 書面での合意:
  • 口頭での約束は、後々「言った、言わない」のトラブルになる可能性があります。
  • 分割払いなどを合意した場合は、必ず書面（合意書、和解契約書など）で作成し、相手の署名・捺印をもらうようにしましょう。できれば、公正証書にすることも検討すべきです。

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3. 自社での債権回収ステップ（目安）

1. 事実確認と証拠の整理:
   • 債権の発生経緯、金額、支払い期日、これまでの督促履歴などを正確に整理し、関連証拠（契約書、請求書、メールなど）を全て手元に揃える。
2. 初期の督促（電話・メール）:
   • 支払い期日を過ぎたら、まずは電話やメールで穏やかに、期日を過ぎている旨と支払いを依頼する。感情的にならないように注意する。
3. 書面での督促（請求書再送・督促状）:
   • 電話やメールで反応がない場合、内容証明郵便ではない一般的な督促状や請求書を再送する。期限を設けて支払いを促す。
4. 内容証明郵便の送付（重要！）:
   • 一般的な督促に応じない場合、法的手段への移行も視野に入れ、内容証明郵便を送付する。これにより、催告の事実を公的に証明し、時効の完成を6ヶ月間猶予させる。この段階で支払いに応じる債務者も多い。
5. 最終交渉（必要であれば）:
   • 内容証明郵便後も反応がない場合、最後の任意交渉として、書面または電話で接触を試みる。具体的な支払い計画や、分割払いの提案などを打診する。
6. 弁護士への相談・依頼の検討:
   • ここまでの対応で進展がない場合、自力での回収は困難と判断し、弁護士への相談を強く検討する。

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4. よくある質問（FAQ）

自社での債権回収に関して、多くの方が抱く疑問点にお答えします。

Q1：債務者への電話連絡で、絶対に言ってはいけないことはありますか？

Q2：時効が成立しそうな債権でも、自社で回収できますか？

• 内容証明郵便の送付（6ヶ月間の完成猶予）
• 裁判上の請求（訴訟提起、支払督促など）（時効の更新） これらの手続きは法律の専門知識が必要であり、自社で行うには限界があります。時効が迫っている債権は、一刻も早く弁護士に相談することをお勧めします。

Q3：債務者が分割払いを希望してきました。自社で対応して問題ないですか？

• 必ず書面で合意する: 口頭での約束はトラブルの元です。分割払い合意書を作成し、債務者に署名・捺印をもらいましょう。この合意書には、分割金の金額、支払期日、回数、そして「〇回滞納したら残金全額を請求できる」などの条項を明確に記載してください。

• 公正証書の検討: 可能であれば、「強制執行認諾文言付き公正証書」を作成することをお勧めします。これは公証役場で作成する公文書で、債務者が支払いを怠った場合、改めて訴訟を起こすことなく、すぐに強制執行（財産の差し押さえなど）を行うことができる強力な債務名義となります。

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5. まとめ：自社回収の限界を知り、賢く専門家を頼る

自社での債権回収は、コストを抑えたいという思いから挑戦する企業が多いでしょう。

自力での債権回収は、あくまで初期の督促や、法的な問題が生じない範囲での穏やかな交渉に限定すべきです。

もし、以下のような状況に陥っている場合は、迷わず専門家である弁護士に相談することを強くお勧めします。

弁護士は、貴社の債権の状況を正確に判断し、適切な法的手続き（内容証明郵便、支払督促、訴訟、強制執行など）を駆使して、確実に回収できるようサポートしてくれます。

そして、何よりも、貴社を違法行為のリスクから守り、本業に集中できる環境を取り戻してくれます。

【補足：成功報酬で債権回収するならXP法律事務所とは】

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