書式テンプレート｜未払いの督促

督促状は段階に合わせて
文面を変える

取引先からの入金が期日を過ぎても確認できないときに送る督促状です。1回目・2回目・最終の3段階の文例を用意しました。必要な項目を入れるだけで、そのまま送れる形に整います。

✓無料・登録不要
✓Word保存・印刷OK
✓入力内容は送信しない

項目を入れるだけで完成入力は送信されません

文面の種類

1回目（やわらかいお知らせ）2回目（再督促）最終督促

差出日宛先（相手の会社名・氏名）差出人（自社名・代表者名）請求書の日付請求書番号対象の取引内容未払い金額（円）税込の請求額を入れます。一部入金があれば残額にします。当初のお支払期日新しいお支払期限相手が準備できる日数を見て設定します。1回目は1〜2週間程度が目安です。お振込先お問い合わせ先（担当者・電話）

プレビューはA4縦のイメージです。一般的な文例のため、個別の事情は弁護士・司法書士にご相談ください。

未払い回収の進め方

いまはどの段階？

軽い連絡から法的手続きまで、段階を踏むのが基本です。

1督促状 2催告書 3内容証明 4支払督促 5少額訴訟

書き方のポイント

督促状の書き方

督促状は「入金の確認」と「期限の再設定」の書面督促状は、未払いを相手に正式に伝え、新しい支払期限を示す書面です。法律で決まった書式はありません。何の代金が、いくら、いつまでに必要かが一目でわかれば十分です。
1回目は「うっかり」を前提にする入金漏れは、相手の事務ミスであることも多くあります。1回目は責める言葉を使わず、行き違いへのおわびを添えます。取引関係を保ったまま回収しやすくなります。
請求の特定情報を必ず書く請求書の日付・番号、取引内容、金額、当初の期日を明記します。相手の経理担当がすぐに照合でき、「どの請求か分からない」という返事を防げます。
段階ごとにトーンを一段ずつ上げる1回目はお知らせ、2回目は連絡の依頼、最終督促は次の手続きの予告、と段階を分けます。最初から強い言葉を使うと、話し合いの余地がなくなることがあります。
控えを残す送った督促状は、日付がわかる形で控えを保存します。メールなら送信記録、郵送なら控えのコピーを残します。後で内容証明や法的手続きに進むときの経緯の記録になります。

送る前に

やってはいけないこと

脅すような表現は使わない「自宅や勤務先に連絡する」「刑事告訴する」といった表現は入れません。不当な取り立てと受け取られ、かえって不利になるおそれがあります。最終督促でも、伝えるのは「法的手続きを検討する」ことまでにとどめます。
督促状だけでは時効は止まりきらない民法150条により、催告をすると、その時から6か月間は時効が完成しません。ただし、その間に再度催告しても、さらに延びることはありません（同条2項）。時効が近い債権は、早めに専門家へ相談してください（出典：民法（e-Gov法令検索））。
債権の消滅時効を把握しておく民法166条1項では、債権は、権利を行使できることを知った時から5年、または権利を行使できる時から10年、行使しないと時効で消滅すると定めています（出典：民法（e-Gov法令検索））。古い売掛金ほど早めに動きます。
遅延損害金を書くなら根拠を確認する金銭の支払いが遅れたときの損害賠償は、契約で利率を決めていなければ法定利率で計算します（民法419条1項）。法定利率は2026年4月1日から2029年3月31日までの期間も年3%です（出典：民法404条（e-Gov法令検索）、法務省「令和8年4月1日以降の法定利率について」）。
第三者に知られる形で送らないはがきやFAXなど、相手の社内外の第三者に内容が見える送り方は避けます。封書またはメールで、担当者宛てに送ります。

送り方

送り方と、送ったあと

一般的な流れ

まず入金と請求の事実を確認する通帳や入金明細で未入金を確かめます。請求書が相手に届いているか、金額や振込先に誤りがないかも確認します。
電話かメールで一報し、1回目の督促状を送る担当者に連絡がつけば、事情を聞いたうえで書面を送ります。メール添付でも郵送でもかまいません。
期限を過ぎたら2回目・最終督促へ新しい期限を過ぎても入金や連絡がなければ、2回目、最終督促と進めます。やり取りの日時と内容はメモに残します。
それでも払われなければ内容証明・法的手続きを検討最終督促にも応じない場合は、催告書を内容証明郵便で送る、支払督促や少額訴訟を使うなどの選択肢があります。個別の事情は弁護士・司法書士に相談してください。